MANAJEMEN LEMBAGA PENDIIDKAN ISLAM
SWOT DAN POAC
Dosen Pembimbing : Drs. H. Sofwan Manaf, M.Si
Disusun Oleh :
Salmidiyah
Hanifah
(Smester 5 Sore)
Jurusan Kependidikan Islam Fakultas Tarbiyah
Sekolah Tinggi Agama Islam Darunnajah Jakarta
Jalan Ciledug Raya No. 1 Ulujami, Jaksel 12250
2012-2013
I. PENDAHULUAN
Manajemen merupakan suatu proses pengaturan dan
pemanfaatan sumber daya yang dimiliki organisasi melalui kerjasama para anggota
untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Yang mana sejumlah unsure
pokok yang membentuk manajemen yaitu : unsure manusia, barang-barang, mesin,
metode, uang, dan pasar.
Efisien itu hubungan antara input dengan output
. jikanhasil yang dicapai lebih banyak dari modalnya. Sedangklan efektif itu
pencapaian aktivitas-aktivitas secara sempurna sesuai tujuan yang akan dicapai
(Robbins, 1984).
Dalam rangka mencapai tujuan organisasi secara
efektif dan efisien itulah, manajemen harus difungsikan sepenuhnyapada setiap
organisasi baik industry, perbankan maupun pendidikan. Fungsi-fungsi manajemen
tersebut ialah : planning, organizing, actuating, controlling. Yang biasa
disebut POAC.
Setelah
melakukan perencanaan, sebaiknya kita melihat SWOT, yaitu kekuatan dan
kelemahan yang terdapat dalam suatu organisasi, sehingga kita dapat
meningkatkan kekuatan tersebut dan mengatasi kelemahan yang ada dengan melihat
peluang-peluang yang mungkin dicapai. Dan mengatasi ancaman-ancaman dari faktor
luar organisasi.
II. PEMBAHASAN
A. Pengertian SWOT dan POAC
1. Pengertian SWOT
SWOT adalah : Metode perencanaan strategi yang digunakan
untuk mengevaluasi unsure-unsur internal yaitu : kekuatan, kelemahan, dan
unsure-unsur eksternal yaitu : peluang dan ancaman dalam suatu proyek atau
perusahaan secara sistematis.
Analisis SWOT terdiri dari 4 macam yaitu :
1) Strengths (kekuatan)
Merupakan kondisi yang terdapat
dalam tubuh perusahaan, bisnis, proyek yang ada. Memanfaatkan kekuatan atas
peluang yang telah diidentifikasi Misalnya bila kekuatan perusahaan adalah pada keunggulan
teknologinya, maka keunggulan ini dapat dimanfaatkan untuk mengisi segmen pasar
yang membutuhkan tingkat teknologi dan kualitas yang lebih maju, yang
keberadaanya dan kebutuhannya telah diidentifikasi pada analisis kesempatan.
2) Weakness (kelemahan)
Kondisi ini terdapat dalam tubuh suatu
perusahaan, proyek, bisnis yang ada.
3) Opportunities (peluang)
Merupakan kondisi peluang
berkembang di masa datang yang terjadi. Kondisi yang terjadi merupakan peluang
dari luar organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri. Misalnya kebijakan pemerintah, kondisi lingkungan sekitar.
4) Threats (ancaman)
Merupakan
kondisi yang mengancam dari luar. Ancaman ini dapat mengganggu organisasi,
proyek atau konsep bisnis yang ada.
2. Pengertian POAC
Manajemen dengan prinsip POAC
ini banyak digunakan oleh organisasi orang dewasa. Yang mana POAC merupakan
singkatan dariPlanning, Organizing,
Actuating, dan Controlling.
· Planning
Dalam perencanaan ada 4 faktor yang harus
dipertimbangkan yaitu SMART.
v Specific artinya perencaan harus jelas maksud dan
ruang lingkupnya.
v Measurable artinya program kerja atau rencana
kerja harus bisa diukur tingkat keberhasilannya.
v Achievable artinya dapat dicapai, jadi bukan angan-angan.
v Realistic artinya
sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak
terlalu sulit, tetapi tetap ada tantangan.
v Time artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, atau tahunan, sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.
· Organizing
Agar tujuan tercapai maka dibutuhkan
pengorganisasian. Dalam perusahaan biasanya diwujudkan dalam bentuk bagan
organisasi. Yang kemudian dipecah menjadi berbagai jabatan. Pada setiap jabatan
biasanya memiliki tugas, tanggung jawab, wewenang dan uraian jabatan (Job
Description). Semakin tinggi suatu jabatan semakin tinggi tugas, tanggung jawab
dan wewenangnya. Dan juga semakin besar penghasilannya. Dengan pembagian
tugas tersebut maka pekerjaan menjadi ringan. Berat sama dipikul, ringan sama
dijinjing. Disinilah salah satu prinsip dari manajemen. Yaitu membagi-bagi
tugas sesuai dengan keahliannya masing-masing.
· Actuating
Perencanaan
dan pengorganisasian yang baik akan lebih sempurna bila diikuti dengan pelaksanaan kerja. Untuk itu maka
dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas, dan kerjasama. Semua sumber daya manusia
yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja
organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah
disusun. Kecuali memang ada hal-hal khusus, sehingga perlu dilakukan
penyesuaian. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan perannya
masing-masing.
· Controlling
Agar
pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program kerja serta mendapatkan hasil sesuai
yanhg harapkanmaka dibutuhkan pengontrolan. Baik dalam bentuk
supervisi, pengawasan, inspeksi hingga audit. Baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun
pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan koreksi,
antisipasi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan
perkembangan zaman.
Menurut Sutisna (1985) pengawaan sebagai proses
terdiri atas tiga langkah yaitu : mengukur perbuatan, membandingkan perbuatan
dengan standar yang ditetapkan dan menetapkan pembedaannya jika ada,
memperbaiki penyimpangan dengan tindakan pembetulan.
B. Perencanaan : arti, langkah-langkah dan strategi
· Arti
Perencanaan adalah proses mempersiapkan
seperangkat keputusan tentang kegiatan-kegiatan untuk masa yang akan dating
dengan diarahkan pada pencapaian tujuan-tujuan melalui penggunaan sarana yang
tersedia. (Yahezkel Dior dalam A.Faludi, 1978).
· Langkah-langkah dalam perencanaan meliputi :
a. Menentukan dan merumuskan tujuan yang hendak
dicapai
b. Meneliti masalah-masalah atau pekerjaan-pekerjaan yang akan
dilakukan
c. Mengumpulkan data dan informasi-informasi yang
diperlukan
d. Menentukan tahap-tahap atau rangkaian tindakan
e. Merumuskan bagaimana masalah-masalah itu akan
dipecahkan dan bagaimana pekerjaan-pekerjaan itu akan diselesaikan.
· Strategi
Gagasan mengenai perencanaan pada awalnya berkembang dari pemikiran
ekonomi yang didasarkan pada masalah kebutuhan, yakni bagaimana pengaturan
sumber-sumber yang terbatas dari suatu kebutuhan yang besar, luas dan terus
berkembang. Dalam konteks ini termuat dimensi kalkulasi, prediksi dan
pengaturan. (James Af Stoner dan R . Edward Freeman, 1994). Proses perencanaan
dalam manajemen merupakan aktivitas yang berusaha memikirkan apa saja yang akan
dikerjakannya, berapa ukuran dan jumlahnya, siapa saja yang akan melaksanakan
dan mengendalikannya agar tujuan organisasi dapat tercapai.
Ada dua tipe dasar perencanaan dasar yaitu :
1. Perencanan strategis, perencanaan yang dilakukan oleh para manajer
puncak dan menengah untuk mencapai tujuan organisasi yang lebih luas, dan
2. Perencanaan operasional, perencanaan yang memperlihatkan bagaimana
perencanan strategis akan diimplementasikan dalam kegiatan sehari – hari.
C. Pelaksanaan : Strategi
dan Operasional
Actuating adalah suatu
tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran
yang sesuai dengan perencanaan manejerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi
actuating artinya menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya
atau dengan kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan dikehendaki
secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan. Actuating adalah Pelaksanaan untuk bekerja.
Dari seluruh rangkaian
proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang
paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak
berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi
actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan lansung dengan
orang-orang dalam organisasi.
D. Evaluasi
Evaluasi yaitu perencanaan, pengorganisasian
atau pelaksanaan, pemantauan (monitoring) dan pengendalian. Terkadang fungsi
monitoring dan fungsi evaluasi, sulit untuk dipisahkan. Penyusunan sistem dalam
organisasi dan pembagian tugas, fungsi serta pembagian peran pihak-pihak dalam
organisasi, adakalanya tidak perlu dipisah-pisah secara nyata. Fungsi manajemen
puncak misalnya, meliputi semua fungsi dari perencanaan sampai pengendalian.
Oleh karena itu, evaluasi sering dilakukan oleh pimpinan organisasi dalam suatu
rapat kerja, rapat pimpinan, atau temu muka, baik secara reguler maupun dalam
menghadapi kejadian-kejadian khusus lainnya.
Sebagai bagian dari fungsi manajemen, fungsi
evaluasi tidaklah berdiri sendiri. Fungsi-fungsi seperti fungsi pemantauan dan
pelaporan sangat erat hubungannya dengan fungsi evaluasi. Di
sam ping untuk melengkapi berbagai fungsi
di dalam fungsi-fungsi manajemen, evaluasi sangat bermanfaat agar organisasi
tidak mengulangi kesalahan yang sama setiap kali.
Organisasi yang gagal mengidentifikasi kesalahan
yang sama yang dilakukan secara terus menerus, tidak akan tumbuh dan berkembang
sebagai organisasi yang unggul. Jadi secara umum, jika tidak dihadapkan pada
suatu pertanyaan mengapa perlu dilakukan evaluasi? Terdapat beberapa jawaban
seperti berikut:
1. Karena evaluasi merupakan fungsi manajemen
2. Karena evaluasi merupakan mekanisme umpan balik bagi perbaikan
3. Karena evaluasi akan dapat menghindarkan organisasi dari
mengulangi kesalahan yang sama
4. Karena evaluasi akan dapat menemukan dan mengenali berbagai
masalah yang ada di dalam organisasi dan mencoba mencari solusinya.
5. Evaluasi adalah proses pengumpulan dan analisis data secara
sistematis yang diperlukan dalam rangka pengambilan keputusan, GAO (1992:4).
Evaluasi akan menghasilkan umpan balik dalam kerangka efektivitas pelaksanaan
kegiatan organisasi.
6. Evaluasi adalah proses penilaian yang sistematis, pemberian nilai,
atribut, apresiasi dan pengenalan permasalahan serta pemberian solusi atas
permasalahan yang ditemukan. Dalam berbagai hal, evaluasi dilakukan melalui
monitoring terhadap sistem yang ada. Namun demikian, evaluasi kadang-kadang
tidak dapat dilakukan dengan hanya menggunakan informasi yang dihasilkan oleh
sistem informasi pada organisasi saja.
E. Kelebihan dan kekurangan SWOT dan POAC
a. Kelebihan Swot dan Poac
Dengan adanya Swot dan Poac maka suatu
organisasi bisa menjalankan organisasinya dengan langkah-langkah yang baik dan
benar. Sehingga suatu organisasi itu bisa berkembang sesuai dengan tujuan
yang telah direncanakan.
b. Kekurangan Swot dan Poac
Kekurangannya mungkin hanya dibutuhkan kesepakan
yang deal antara pemikiran ketua dengan anggota-anggotanya sehingga bisa
menghasilkan sesuatu yang sejalan.
III. PENUTUP
Kesimpulan :
· SWOT
merupakan singkatan bahasa Inggris dari Strengths (kekuatan),Weakness (kelemahan), Opportunities (peluang),
dan Threats (ancaman) adalah metode perencanaan strategis yang
digunakan untuk mengevaluasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dalam
suatu proyek atau organisasi.
· Sedangkan
POAC yaitu Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian),Actuating (pelaksanaan),
dan Controlling (spengawasan).
DAFTAR PUSTAKA
Syarifuddin, Drs.
Manajemen Lembaga Pendidikan Islam, Ciputat Press, Medan, 2005.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar